Автоматизируем розницу. Часть 1 - Общие вопросы.

Данным материалом мы начинаем цикл статей, посвященный автоматизации розничной торговли, в котором последовательно разберем как теоретические, так и практические аспекты данного вопроса. Также будут рассмотрены некоторые вопросы учета и маркетинга, а также особенности организации продаж отдельных видов товаров.

Онлайн-курс по устройству компьютерных сетей
На углубленном курсе "Архитектура современных компьютерных сетей" вы с нуля научитесь работать с Wireshark и «под микроскопом» изучите работу сетевых протоколов. На протяжении курса надо будет выполнить более пятидесяти лабораторных работ в Wireshark.

Сегодня трудно представить оптовую торговую фирму без системы товароучета, но в тоже время большое количество розничных торговых точек продолжает работу по старинке, не имея товароучетной системы вообще или такая система существует отдельно и не отражает текущей ситуации на фирме.

Возможно для небольших торговых точек такая система может быть оправдана, весь товар находится в голове или тетрадке у владельца, который очень часто еще и продавец, либо заносится в товароучетную систему со значительным опозданием (например вечером). Однако по мере расширения ассортиментной линейки и развития бизнеса такой подход начинает негативно влиять на работу фирмы.

Почему? Во-первых отсутствует оперативная информация о продажах и товарном запасе. Во-вторых затруднен или невозможен анализ экономической и хозяйственной деятельности торговой точки. Если выручку или наличие товара еще можно быстро оценить "на глаз" с приемлемой точностью, то с анализом и планированием все гораздо хуже. Например нет возможности точно определить потребности в номенклатуре, что может привести как к недополученной прибыли, так и к реальным убыткам, особенно если речь идет о скоропортящихся товарах.

Второе важное преимущество, которое дает автоматизация, это уменьшение времени обслуживания покупателя и повышение качества сервиса. Это особенно важно для небольших магазинов "у дома", если там всегда собирается очередь, то определенная часть покупателей будет избегать посещения такого магазина, планируя покупки в других местах.

Для достижения данной цели в автоматизации розницы широко применяется торговое оборудование: сканеры штрих-кодов, весы с печатью этикеток, либо непосредственной передачей веса в торговую систему, фискальные регистраторы, чековые принтеры и т.д. и т.п.

Сама учетная система тоже имеет существенные отличия от привычных товароучетных программ. Вполне очевидно, что торговой точке не требуются все возможности учета и аналитики, зато требуется возможность максимально быстро выполнять торговые операции. Администрации и товароведам наоборот требуется аналитика и возможности учета и управления складскими запасами и ценообразованием.

Так как, по сути, требуется два различных вида программ, системы автоматизации розничной торговли традиционно делятся на Front-office, отвечающий за непосредственное обслуживание продаж, и Back-office, который содержит модули маркетинга, управления складом и аналитику.

Такой подход позволяет максимально гибко подходить к автоматизации каждого участка, не заставляя выискивать компромиссы. При этом Front-office и Back-office могут быть как одним программным продуктом, так и различными.

Например конфигурация 1С: Розница может выполнять функции как Front-office и Back-office, так и использоваться только как Front-office, передав функцию Back-office конфигурации Управление торговлей. Также в качестве Front-office могут использоваться специализированные решения, например от Штрих-М или Атол.

Основу Front-office составляет Рабочее место кассира (РМК) - специализированный интерфейс для максимально быстрого и удобного обслуживания продаж. Ниже приведен интерфейс РМК 1С: Розница.

И РМК специализированного решения АТОЛ: Рабочее место кассира.

Как можно видеть интерфейс РМК значительно отличается от интерфейсов товароучетных программ и максимально оптимизирован для обслуживания продаж.

Еще одной особенностью РМК является то, что все основные операции являются фискальными, даже в том случае если законодательно применять фискальный регистратор не требуется. Это позволяет, кроме соблюдения кассовой дисциплины, существенно уменьшить возможность ошибок и махинаций со стороны персонала, а также обеспечить единые стандарты работы кассиров вне зависимости от типа предприятия.

Кроме того для разных видов деятельности могут применяться различные системы Front-office, созданные с учетом особенностей торговли. Например в магазине одежды и обуви необходим учет в разрезе размеров и цветов, поэтому если компания имеет несколько различных торговых точек, то будет оправдано применение на каждой из них специализированного решения Front-office, вся информация из которых будет консолидироваться в Back-office, общем для предприятия.

Деление системы на независимые части позволяет достаточно гибко строить распределенную инфраструктуру. В которой каждая торговая точка может будет обладать необходимой автономностью с одной стороны и необходимой степенью интеграции в систему с другой.

Если все торговые точки компании однородны, то можно использовать единую базу данных в режиме распределенной информационной базы (РИБ).

Достоинство данной схемы в максимальном контроле со стороны центрального офиса и уменьшении затрат на администрирование - все изменения и настройки осуществляются централизованно.

В случае когда торговые точки имеют свою специфику более удобной окажется схема с независимыми информационными базами на каждой точке.

Это увеличит затраты на администрирование и усложнит его, но позволит применить на каждой точке наиболее подходящее для ее вида деятельности ПО и произвести индивидуальные настройки.

Возможна также смешанная схема, когда часть точек работает в режиме РИБ, а часть имеет независимые базы.

В тоже время следует избегать схем с удаленным доступом к информационной базе в любом виде. Торговая точка должна быть автономной и иметь возможность производить продажи не имея никакой связи с центральным офисом. В противном случае любой сбой связи или авария в центральном офисе (отключили электроснабжение, оборвали кабель) приведет к полной остановке предприятия и вполне реальным убыткам.