Как правильно спланировать и организовать внедрение.

Данная статья довольно необычна для нашего ресурса. В ней вы не найдете ни слова о технике. Наоборот, мы поговорим об организационных вопросах с которыми приходится сталкиваться администратору. Ведь одних технических знаний зачастую недостаточно, чтобы успешно реализовать в жизнь все планы и задумки.

Онлайн-курс по устройству компьютерных сетей
На углубленном курсе "Архитектура современных компьютерных сетей" вы с нуля научитесь работать с Wireshark и «под микроскопом» изучите работу сетевых протоколов. На протяжении курса надо будет выполнить более пятидесяти лабораторных работ в Wireshark.

Внедрение - как много в этом слове... Для системного администратора это хороший повод показать себя, либо нажить кучу проблем на ровном месте. И что самое обидное, это никак не будет зависеть от того насколько грамотно и качественно вы выполнили техническую часть работы, зато очень много будет зависеть от того, как вы ее организовали.

Независимо от того, сами вы будете делать внедрение или приглашать сторонних специалистов, а также от его сложности и масштабности (неважно, ставите вы новый файловый сервер или меняете IT-инфраструктуру предприятия), первое о чем должен позаботиться администратор - это детальное планирование будущего внедрения. В любом случае весь последующий "головняк" достанется вам, и чтобы вместо благодарности и премии не получить полный набор неприятностей к теме нашей сегодняшней беседы следует подойти со всей серьезностью.

Итак, с чего начинается внедрение? С новых серверов и нового ПО? Нет, до этого еще надо дожить. Любое внедрение начинается с вещей гораздо менее интересных. Пройдем по основным этапам.

Постановка задачи.

Как обычно происходит, вызывает вас утром шеф и говорит: "Знаешь, я подумал - нам надо сделать свою электронную почту" или "Тут отдел продаж жалуется, тормозит у них, надо что-то сделать". Очень редко, когда руководство ставит конкретную задачу, в большинстве случаев перед администратором ставится проблема либо пожелание - выбор решения, его реализация и ответственность за это полностью ложится на его плечи.

"Ну что, сделаешь?" - спрашивает шеф, не спешите бить себя пяткой в грудь и уверять что для вас это раз плюнуть, сейчас проверяют не ваши знания и квалификацию, а вашу способность предложить для предприятия оптимальный вариант. На этом этапе вы должны выяснить, какие именно функции нужно реализовать и в каком объеме, а также какой экономический эффект ожидается от данного внедрения и какой его предполагаемый бюджет.

Не бойтесь и не стесняйтесь говорить о возможных трудностях и проблемах, либо о дополнительных затратах. Этим вы покажете себя как грамотного специалиста, думающего в первую очередь о потребностях предприятия. Если же руководство требует "как-нибудь, чтоб работало" реализовать его запросы на текущем и явно не подходящем оборудовании, то стоит задуматься о смене работы.

Если для внедрения требуется новое оборудование, так и скажите об этом. На недоуменный вопрос: "Мы же полгода назад купили новый сервер, ты сам выбирал", поясните, что тогда не стояло таких задач, а покупать сервер "на вырост" - это деньги на ветер, т.к. оплаченная вычислительная мощность не будет использоваться.

В ряде случаев будет также неплохо, если вы сами придете к руководству с предложением, при этом надо четко объяснить, что именно станет лучше после внедрения. При этом забудьте на время технические термины, объяснение что серверу нужно добавить оперативки или купить новый процессор будет воспринято руководством как выпрашивание денег на непонятные нужды. Зато если вы объясните, что количество пользователей сервера увеличилось и уже сейчас некоторые пользователи жалуются на недостаточную скорость работы, а при планируемом расширении есть риск того, что производительность неприемлемо снизится, то руководство будет только за принятие мер для повышения быстродействия. И вы вместо человека живущего на другой планете и говорящего какие-то непонятные вещи, заслужите репутацию толкового специалиста, думающего о нуждах предприятия.

В любом случае к окончанию данного этапа у вас в руках должно быть письменное изложение всех требований к новой системе, которое должно отвечать на вопросы: какие именно функции должна иметь новая система, кто должен иметь доступ к этим функциям и в каком объеме и предполагаемый эффект от данного внедрения. И только после этого, но не раньше, можно переходить к следующему этапу.

Формализация требований.

Имея на руках список требований можно переходить к их формализации. Ничего сложного и страшного в этом слове нет, просто вы должны "перевести" поставленную задачу с обычного языка на технический. Фактически вам надо составить техническое описание будущей системы. Какие функции и компоненты требуются, какая должна быть нагрузочная способность, требования к доступности и отказоустойчивости.

На этом этапе постарайтесь абстрагироваться от конкретных программных решений, сосредоточитесь на общем описании системы, гораздо более правильно подбирать ПО под задачу, чем подгонять задачу под имеющееся ПО.

Еще один очень важный момент, про который многие забывают, это список показателей и критериев, по которым следует проводить оценку эффективности системы. Очень хорошо если это будут не "попугаи" бенчмарка, а некий набор показателей, применимый к повседневной деятельности предприятия. Если возможно, выполните нагрузочное тестирование. Если стоит выбор между синтетическими тестами и тестированием на реальных приложениях - выберите последнее. Составьте набор тестов с использованием реальных приложений и учитывающий круг повседневных задач. Также обязательно проведите тестирование существующей системы, чтобы потом была возможность сравнить. Помните, что руководству гораздо интереснее насколько быстрее формируются отчеты и т.п., чем сколько "попугаев" получила система в каком либо бенчмарке.

Пренебрежение этим требованием может сыграть с администратором злую шутку. Внедрение может быть выполнено безукоризненно технически, но если эффект от него не виден невооруженным глазом и вы не сможете доходчиво объяснить, какие преимущества получило предприятие, руководство может счесть внедрение неудачным, а средства потраченными впустую. Ситуация, что говорить, весьма неприятная, учитывая что админ честно выполнил свою работу, поэтому оценке эффективности внедрения следует уделить повышенное внимание. Не забудьте согласовать выбранные вами показатели с руководством, возможно у них несколько другие параметры оценки.

Выработка решения

На этом этапе вы должны предложить решение поставленной задачи с конкретным указанием всех необходимых для этого ресурсов и работ. А также определиться, кто какие задачи будет выполнять и установить сроки.

Еще раз повторимся, не занижайте требования, даже к недовольству руководства. Если внедрение объективно требует двух недель, а руководство настаивает на неделе, подготовьте перечень необходимых работ и аргументируйте сроки, будет гораздо лучше, если вы закончите работу раньше, чем сорвете сроки. И не надо винить во всех своих бедах "самодуров" из руководства. Пообещав конкретные сроки, вы даете руководству отправную точку для дальнейших действий, например на окончание внедрения может быть запланирована рекламная кампания, с расчетом на новые возможности предприятия, в этом случае срыв сроков череват как прямыми убытками, так и уроном для деловой репутации фирмы.

Также, если внедрение требует новый сервер для реализуемого решения, не пытайтесь пойти на компромисс с руководством, реализовав это на имеющихся мощностях. Это вам будет понятно, что неудовлетворительная работа связана с недостаточной вычислительной мощностью. Для остальных это будет неработоспособностью сервиса и показателем того, что вы не справились с поставленной задачей.

Будьте последовательны и аргументированно отстаивайте свою позицию, за это еще никого не уволили, а вот за проваленный проект можно запросто пойти на улицу. Также определитесь, кто будет реализовывать проект, вы сами или сторонние специалисты. Помните, если вы знакомы с предметом внедрения только теоретически, то лучше пригласить сторонних специалистов, либо убедить руководство в необходимости пройти обучение. При отсутствии реального опыта работы с продуктом обязательно проведите тестирование выбранного решения, хорошим подспорьем тут будет технология виртуальных машин. Если возможно, проведите пилотное внедрение на базе какого нибудь отдела.

В любом случае, перед внедрением, вы должны быть знакомы с внедряемым продуктом практически и иметь базовые навыки работы с ним, знать типовые проблемы и способы их решения. В противном случае лучше пригласить специалистов со стороны. В этом нет ничего зазорного, любой сложный программный продукт имеет свои особенности, недокументированные варианты поведения, типовые неисправности и т.п., которые для специалиста-практика не представляют затруднений, зато новичка способны ввергнуть в длительный ступор.

Мы крайне не советуем браться за внедрение без практического опыта работы с внедряемым программным продуктом, даже имея под рукой многократно проверенный мануал. В случае какой либо нештатной ситуации что вы будете делать? Спрашивать совета на форумах? А время идет, сроки поджимают.

Внедрение

С одной стороны здесь все просто, администратор находится в своей родной стихии, с другой стороны здесь тоже немало подводных камней. Перед тем как браться за внедрение, составьте план действий на каждый день и обязательно документируйте его фактическое выполнение. Если что-то вам помешало выполнить запланированные задачи - укажите причину. Еще перед внедрением решите с руководством что важнее, внедрение или текущие заявки пользователей, а также расставьте приоритеты, например заявки отдела продаж имеют приоритет над внедрением, а отдел закупок может и подождать.

Подобный подход позволяет в любой момент времени показать руководству как идет внедрение, а также вырабатывает самодисциплину и ответственный подход к поставленным задачам. Работы без плана обычно сводятся к тому, что 80% времени занимаются ерундой, а в оставшиеся 20% аврально внедряют, буквально бегая по потолку. Любая задержка, такая как брак оборудования или затягивание сроков третьей стороной, может оказаться для проекта фатальной. Поэтому составьте план и заставьте сами себя его придерживаться, вы увидите, успех не заставит себя долго ждать.

Сдача проекта

Ну вот, внедрение закончено, все работает как часы, тестирование показывает увеличение производительности и кажется, что завтра на вас посыпятся благодарности руководства, премии и прочие приятные бонусы. Но рано расслабляться, проект еще нужно сдать.

Особое внимание следует уделить конечным пользователям. Именно они будут решать судьбу проекта, не один раз технически безупречные проекты проваливались из-за пренебрежения пользователями. Постарайтесь коротко и на понятном им языке сформулировать основные преимущества именно с пользовательской точки зрения, например: "раньше это действие делалось так, а теперь вот так, что гораздо быстрее и удобнее". А также подготовьте короткие, но емкие инструкции по работе системой.

Помните, что пользователю все равно, как работает система, ему нужно чтобы она помогала ему выполнять определенные производственные функции. Если ему приходится вместо выполнения основных обязанностей тратить время на освоение системы - он будет против, однако если он будет видеть грядущие выгоды - он будет за.

Следует отдавать себе отчет, что IT-отдел это обслуживающий персонал и денег для фирмы он не зарабатывает, в отличие от того-же отдела продаж. В случае конфликта с пользователями руководство станет на сторону пользователей, основная цель фирмы - получение прибыли, а не внедрение IT-технологий.

Мало сделать технически безупречную систему, важно чтобы она была дружественной пользователю. Поэтому если стоит выбор между технически правильным решением и решением удобным пользователю, следует отдать предпочтение второму. Пусть это не эффективно с технической точки зрения, но это удобно пользователю. В конце концов, деньги зарабатывают не сервера, а работающие с ними пользователи.

Подготовьте инструкции для пользователей, расскажите им о достоинствах новой системы, проведите инструктаж и вы получите положительные отзывы, что позволит вам успешно сдать проект.

Записки IT специалиста